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2022.05.12 / お知らせ

  • いまおさらいしたい

ビジネスチャットツールでできること
コミュニケーション活性化で業務を加速する

働き方改革や感染症対策のためにテレワークやリモートワークが増えるなか、 従業員同士のコミュニケーション不足や、事業や業務のスピード感が加速したことで、 より適切なコミュニケーションが必要となっています。 こうした課題の解消には、最適なITツールの活用が不可欠です。数年前から導入が進んでいるのが 従来のメールや電話でのコミュニケーションとは別の手段である「ビジネスチャットツール」です。 本記事では、ビジネスチャットツールのおさらいと、 代表的な製品のひとつである「Microsoft Teams」のご紹介、 また本製品を導入してから2年経った弊社での活用事例をご紹介します。

ビジネスチャットツールについて

企業では、長らく電話とメールが主要のコミュニケーション手段として利用されてきました。 しかしながらメールは、打つ手間や相手がメールを読んだかどうかを確認することが難しいことをはじめ、 複数人での情報のやりとりが困難なツールです。また電話も同様に相手の状況がわからないため入れ違いになってしまったり、 作業を中断させてしまったりなどなかなかスムーズにコミュニケーションをとれないこともしばしば起こります。

一方でビジネスチャットツールは、時間と場所を選ばず連絡でき、かつ相手の作業を中断せず、 リアルタイムにやりとりをすることができます。特長的なのは、1対1でのやりとりに加えて複数人でのやりとりも可能な点です。 現在販売されているほとんどのビジネスチャットツールでは 、テキストのみのチャットに加えて、ビデオ通話などの音声でのやりとり、 画像やファイルを自由に送りあうことが可能で、企業内外の円滑なやりとりをサポートしています。

代表的なビジネスチャットツール

  • Microsoft Teams(マイクロソフト社)
  • Slack(Slack Japan社)
  • Chatwork(Chatwork社)
  • LINE WORKS(ワークスモバイルジャパン社)

Microsoft Teamsとは

昨今流通している代表的なビジネスチャットツールのひとつがマイクロソフト社から提供されているMicrosoft Teamsです。 WordやExcel、PowerPointを含めたグループウェアを複合的にサブスクリプションで 提供しているMicrosoft365(旧Office365)を利用することで、Microsoft Teamsを使うことができます。 ※一部機能のみ利用可能な無償版のライセンスもございます。

一般法人向けMicrosoft365のうちMicrosoft Teamsを含むライセンス

  • Microsoft 365 Business Basic
  • Microsoft 365 Business Standard
  • Microsoft 365 Business Premium

Microsoft Teamsでは、テキストでのチャットやビデオ通話、 チームでのスレッド投稿をはじめファイル共有やスケジュール管理まで行うことができます。 無償版・有償版があり、有償版ではOfficeアプリだけでなく 外部サービスとの連携やアプリを追加することができ、より自社環境にあわせたカスタマイズが可能です。 普段からOfficeアプリを中心に利用しているのであれば、 Microsoft Teamsを起動すればいくつものアプリを起動することなく業務を進めることができます。 いわば、バーチャル上でのワークスペースのようなイメージで利用が可能です。

他のビジネスチャットツールと比べてMicrosoft Teamsは、社内間だけでなく社内外のやりとりも集約できる点、 前述したチーム投稿を利用した掲示板のようなやりとりが可能な点の二つが特長として挙げられます。 こうした特長を、製品のベースとなっているチャットやビデオ通話の機能と併用することで、 チーム間の共同作業に必要な環境を容易に実現します。Microsoft Teamsは、 単なるチャットでのやりとりではなく必要なアプリや機能を併用することで、 オフラインでのやりとりに近い共同作業を活性化することが可能です。

単なるテキストや音声のやりとりではなく「共同作業」を実現する Microsoft Teamsの特長

  • 社内外のやりとりを集約できる
  • チャットだけでなく掲示板のような活用方法も併用できる

導入から2年経った弊社の活用方法

弊社では社内間での連絡手段として、2018年にMicrosoft Teamsを導入しました。 以前はメールや電話、社内SNSを利用して業務上必要な連絡やコミュニケーションをとっていましたが、 業務が複雑化したことやチーム同士の連携をよりスムーズにする必要を感じたため、 当時発売されて間もないMicrosoft Teamsを導入することにしました。導入当初は、 それまでの連絡手段からの移行に社員全体が苦労することもありましたが、 今では業務の中心としてさまざまなサービスを連携させながら活用しています。

弊社活用TOPICS

  • メールや電話との役割わけを明確化し、利用に関して一定のルールを決めて運用
  • チーム機能を活用してお客様ごとの案件管理スレッドとして活用
  • 受信した電子FAXや受電した電話対応をスレッド投稿にし、個別の連携をスムーズに
  • さまざまな情報を集約し、コミュニケーションのハブとして活用

導入後に感染症対策として弊社でもテレワークが中心の勤務スタイルとなり、 よりMicrosoft Teamsを利用した業務フローは、 それぞれのチームで改善が繰り替えされ、使いやすいようにカスタマイズされています。 現在ではテレワークと出社をハイブリットに活用する状況のなかで Microsoft Teamsは、コミュニケーションや業務連絡のハブとしての役割を担っています。 今後も弊社では、ビジネスチャットツール「Microsoft Teams」を利用して、コミュニケーションを活性化し、 業務スピードを加速していきます。

まとめ

本記事では、いまや当たり前となったビジネスチャットツールのおさらいとして、 ツール概要と代表的な製品のひとつであるMicrosoft Teamsの機能をご紹介し、 弊社での活用事例をご紹介しました。 弊社では、本製品の導入をはじめ、導入後の運用管理までご支援するサービスをご用意しております。 製品に関してだけでなく、弊社活用事例など気になりましたら、お気軽にお問合せフォームからご連絡ください。

  • ビジネスチャットツールは、場所や時間に制限されず1対1から複数人にまでのテキストや音声でのやりとりを活性化するツール
  • Microsoft Teamsは、マイクロソフト社が提供するチャットツール。Officeアプリとの連携なども可能なためバーチャルでのワークスペースのように利用できる
  • 活用方法によっては、チャット機能を超えてコミュニケーションのハブのように利用することもできる

今回ご紹介した製品・サービス

今回ご紹介した製品・サービスの詳細は、下記からご覧ください。

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