2020.10.26 / コラム・Blog
そんな中、コムネットシステムでは、自社みずから実践し確立した、Micrisoft社のTeams活用を中心としたテレワークソリューションをご紹介します。後編となる今回では、リアルコミュニケーションにおけるTeamsやICT活用による活性化の事例についてご案内します。
テレワークにおいては、総務省の働き方改革の一環で、かねてより導入が推奨されていました。同省の『情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書』（平成28年3月）によると、テレワークにおける利用端末においては、以下のように提唱されています。
コムネットシステムでは、この手順書の中から、「①ファットクライアント」「③スマートフォン・タブレットの利用」を選択し、社員への端末支給という形態を取り、導入準備を整えており、これらの事例をご紹介したいと思います。
さて、本稿前編では、社内間コミュニケーションでの活用例となりましたが、Teamsでは、この他にも電話やFAXに代表される、社外コミュニケーションにおいても活用することができます。
例として、電話コミュニケーションでは、一歩進んだ活用方法を取り入れることができます。相手方の録音が前提となるものの、留守番電話の後継として誕生したボイスメールを、メールコネクタを使ったTeamsへのボイスメール自動着信に転送することで、複数人で要件を確認することができます。こうすることで、不要な伝言ゲームをする必要がなくなり、適切な担当者への業務割当が効率化されるメリットが生まれるのです。
テレワークなどにより、出社や電話対応が従来どおりにおこないづらい状況の場合、無理に不慣れな担当者が応対するより、要件を適切に振り分けることで、処理漏れや、対応ステータスなども把握できることが、外部着信をTeams連携することにおける最大のメリットといえるでしょう。 また、近年では使用頻度も下がっては来ているものの、まだまだ現役で活躍することも多いFAX通信においてもクラウドの恩恵を受けることが可能です。
これ自体はTeamsによる機能ではありませんが、テレワークにおけるICTの便利な利用法として合わせてご紹介させていただきます。 通常、FAXは直接機器を操作する必要があります。ところが、セキュアなVPN接続にてFAX複合機を操作することでリモートでの利用が可能となるのです。
現行モデルの複合機であれば、FAXドライバがメーカーから提供されております。 よって、複合機がネットワーク接続されていれば、本体を操作することなくPCなどの端末からFAX送信することが可能となります。 コムネットシステムでは、VPNで接続しさえすれば、社内LANと同様のネットワークリソースが利用可能になる環境を構築しているため、テレワーク環境下でもオフィスのFAX機から送信ができるため、非常に利便性が上がります。
どうしてもFAX送信が必要になるようなシーンでは、このような仕組みが有用に働きます。FAXひとつ送信するためにわざわざ出社する、といった無駄な対応をそっくり削減することができるのです。
従来の代表番号への着信や留守電をMicrosoft Teamsへ連携
レガシーな電話機、FAX機であっても、このようにICTの活用をおこなうことで、ひとつ先の利用方法を獲得することができます。このように社内の情報や機能をうまく統合することが叶えば、情報が多方に散らばることはなくなります。
情報の検索性の向上はもちろん、処理ステータス不明の資料・FAXがうず高く積み上げられる風景も見かけなくなるはずです。ICTの活用は、テレワークを導入するための手段ではなく、あらゆる業務を最適化し、これまでより一歩進んだ「新しい働き方」を御社にもたらすはずです。
このように、テレワーク環境においてのTeams活用は、その利用方法次第では、業務にリアルコミュニケーション以上の恩恵をもたらすことができます。 各企業・事業で上手にテレワークを導入できた場合、これまで存在していたさまざまな就業課題を、まとめてクリアできる可能性を秘めているのです。
たとえば、オフィスの縮小による固定費の削減、データの一元管理に拠る情報流出の防衛、交通費支給の削減、ストレス軽減からの離職率低下などが挙げられますし、この先、活用範囲が拡大していくことで、さらに多くの利点が生まれ出ることでしょう。 もちろん、リアルコミュニケーションのメリット・有用性についてはもはや語るまでもありません。
しかし、世情がほぼ強制的にテレワーク導入を進めざるを得ない状況で、新しくテレワークのメリットが浮き彫りになってきたことも事実です。 その証左として、Microsoft社2020年度3Q業績報告では、2019年11月時点で利用者が 2,000万人だったところが、2020年5月時点では 7,500万人まで急増しています。
このことは、未曾有の厄災下における、単なる「状況しのぎ」ではなく、あたらしい「仕事のかたち」として、十分成立しうるものであることの証明ではないでしょうか。 前後編に渡りご紹介してまいりましたこれらの事例では、あらゆる事業者において、Teamsを活用し、追加投資することなく、既存の仕組みとTeamsを組み合わせることで、業務に必要なコミュニケーションが、整理された状態でデジタル化され、オフィス環境に依存することなく、業務続行を可能としてきました。
コムネットシステムでは、このような自社事例をはじめ、さまざまな導入事例により培われたノウハウにより、Teamsおよびクラウドツールの導入・運用支援をおこなっています。
時代に見合った、「新しい業務環境の構築」に、もしご興味がございましたら、ぜひご相談ください。 コムネットシステムでは、ICTを活用したテレワーク導入支援を積極的にご案内しています。
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