2020.09.23 / コラム・Blog
本稿では、ウイルス蔓延拡大防止の観点から、さまざまな企業、業種・業態において急速に広まった「新しい働き方」に、テレワークの強い味方であるMicrosoft社のOfficeツール「Teams」の活用に焦点を当て、前後編でその活用事例をご紹介してまいります。
コロナ禍ともいわれる昨今、国内外では、さまざまなICTソリューションを用いることで、自宅や外出先などのリモート環境においても業務可能な環境を整え、自社の社員や協業パートナーなどを、あえて出社させることなく事業継続をはかろうとする動きが急速に進んでいます。
コロナ禍以前には浸透しづらかった、このようなリモートワーク・テレワークも、必要に迫られたことで一気に普及しました。なんとも皮肉な出来ごとではありますが、「多くの事業運営において、テレワークは成立する」ことがはからずも証明されたのです。
そんな折ですが、総務省の『情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書』（平成28年3月）によると、テレワークにおける利用端末は、以下のように提唱されています。
コムネットシステムでは、迅速な環境構築が必要となったこの局面で、手順書の中から、「1.ファットクライアント」「3.スマートフォン・タブレットの利用」を選択し、社員への端末支給という形態を取り、テレワーク導入の準備を整えました。
加えて2018年ごろから導入開始していた、Microsoft社の「Teams」業務導入を大幅に強化し、業務の進捗報告やチーム間コミュニケーションをTeamsに集約しました。このことで、「オフィス」という場所・時間に依存することのない業務環境構築が最速で可能となりました。
Microsoft Teams が業務の中心に
この業務改革を言葉にするなら、「Teamsを仮想の仕事場所としてワークプレイス化した」となるでしょうか。Teamsでのチャットやスレッド投稿、ビデオ会議などを連携して活用することで、リアル以上のコミュニケーション活性化、一貫したプロジェクト管理とデータ管理を可能としました。
リアルコミュニケーションでは、人やチームごとに、さまざまな業務管理方法を取ることができました。もちろんそれには良い側面もありますが、業務管理上の損失がたびたび発生していたことも事実です。 しかし、Teamsを利用した仮想ワークプレイス化は、このような業務損失の軽減をはじめ、「テレワークだからこそ」実現できる、さまざまな効果をもたらしました。
前編では、このようなテレワーク実施時におけるコミュニケーションの活性化や業務プロセスの効率化についてTeamsを活用したコムネットシステムでの取り組みをご紹介します。データ管理や、ビデオ会議など、Teams ならではの、わかりやすい事例をご紹介できればと思います。 さて、Teamsがテレワークの大きな味方となる要素として、まず「Teamsが堅牢なファイルサーバーの代わりとなる」ことがあります。「そんなこと？」と思う方もいらっしゃるでしょうが、実は大きなメリットなのです。
Teamsを利用して、投稿スレッドで案件進捗が管理されていれば、やりとりの流れの中に必要なファイルや情報が添付される形となっています。さらに、そこにメモなどの付加情報を加えることができます。 また、フォルダ内で構造的にファイルを整理する従来のファイルサーバ的な運用も可能です。
検索機能も優れていることから、コミュニケーションの流れに沿って必要なファイルのやり取りをおこないながら、重要なデータはまとめて格納しておき、必要な際に検索・閲覧という、リアルコミュニケーションでは実現が難しい、業務シーンに最適化されたデータ管理が可能となりました。
さらに、Microsoft Teamsの基本的なストレージ（保存）領域は同社の別ソリューションであるSharePointとOneDriveで形成されていることから、クラウド上への保存が随時実行されます。アクセス権限やクラウド環境へのアクセスポリシーなど、セキュリティの考慮ができていれば、PC・モバイルなど、端末の縛りなくデータの自由な取り扱いが可能となるのです。
ICTを必要とする業務シーンにおいて、データの管理は非常に重要なファクターです。重要な機密データが簡単に流出するような環境では、落ち着いて業務などできません。 これをサポートするTeamsの強力なデータ管理機能は、非常に容易に導入することができるのです。コムネットシステムでは、まず自社にてその事例を作っています。
もうひとつ。Microsoft Teamsの機能における、テレワーク支援の大きなポイントとして「ビデオ会議」があります。プロジェクトに応じた会議予約や、スマートフォンの通話機能と統合された電話・ビデオ通話が可能となる強力なツールとなっています。テレワーク導入以前から、地方拠点・海外拠点とのミーティングなどでは数多く利用されていましたが、他の類似するビデオ会議ツールに比べ、その通信安定度には定評があります。
ミーティングもビデオ会議を利用して
他にも、モバイル端末への着信履歴表示や、PC・モバイル双方で会議に参加でき、片や通話、片や資料操作といった利用ができるなど、リアルコミュニケーションに近い活用方法が可能です。ビデオ会議というと「会話」のみにフォーカスされることが多いのですが、実際に活用してみると会話だけでは不十分となるシーンが大変多いのです。
リアル会議では、プロジェクターで資料の共有をおこなうように、同じ資料を全員で見ることができる、言葉で伝わりづらい内容や議事録などをリアルタイムで記述する、といった視覚的コミュニケーションも非常に重要となります。 この点をTeamsではリアル会議と遜色なく、十全に実行することができます。
巷間にあまねく多くのビデオ会議ツールは、会話がメインで資料などを表示・編集する機能が弱いものも多いのですが、Teamsでは、Excel、Powerpointなど、他のOfficeツールとの連動が強固。資料を全体にレビューしながら編集・更新が可能で、その流れのまま、資料データの共有も可能となるなど、リアル会議を凌駕する利便性をも実現することができます。
これを利用したコムネットシステムのテレワーク運用では、チームごとの定例ミーティングに活用しており、ミーティングごとに分断されやすい情報を、統一されたフォーマットでつなぎ合わせることで、効果的な情報共有を促進できています。
後編では、ここからさらに踏み込んで、社外からの電話でのコミュニケーションといった、総合的なコミュニケーション活性化の事例を紹介できればと思います。 コムネットシステムでは、ICTを活用したテレワーク導入支援を積極的にご案内しています。
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